“秘書”と聞くとスーツにメガネでキリッと働く社会人を思い浮かべる方も多いのではないでしょうか？“秘書”という響きに惹かれたり、秘書になってみたいとおもった方もいるはず。今回は大学生でも秘書になれちゃう？学生バイトの選択肢として秘書バイトを詳しく解説します。
「やってみたいけど学生バイトで秘書ってできるの？」
「秘書のバイトってどんな仕事をするの？」
「服装は？スーツを着なきゃいけないの？」
「時給は？」
じつは大学生にこそ秘書のバイトはおすすめなんです！秘書バイトの仕事内容や魅力についてご紹介していきます。
秘書のバイトの仕事内容とは？秘書の種類と仕事内容を解説
まずは大まかに秘書の種類と仕事内容についてご紹介します。
- 役員秘書
- 弁護士秘書
- 議員秘書
- 医療秘書
＜役員秘書＞
社長秘書など、秘書といえば思い浮かぶのがこの役員秘書ですよね、
一般的に秘書というとこの役員秘書を指し、学生のバイトでは役員秘書の募集が多いようです。秘書の代表的な資格である秘書検定でも役員秘書を念頭に問題が出されます。本記事では学生バイトの選択肢としての役員秘書について掘り下げていきます。
一般的に日本の秘書は秘書課や秘書室に所属したうえで担当の役員を受け持つ専任秘書ですが、通常業務と秘書業務を兼務する兼務秘書の場合もあります。外資系企業に多い欧米型では特定の上司に直属の個人秘書がつきます。仕事内容については次の章で詳しくご紹介します。
＜弁護士秘書＞
法律事務所において、弁護士が円滑に仕事をすすめられるように担当弁護士の業務をサポートします。法律関係の知識やスキルをつかって法律に関する事務（判例調査、契約書作成、債権調査など）を行うパラリーガルとは区別され、弁護士秘書はパラリーガルと一緒に弁護士の業務をサポートします。「弁護士秘書」とうたわず「弁護士事務所の事務員」として秘書業務をメインに求人募集しているところもあります。法学部の学生の方やパラリーガルを目指している方にとってはバイト収入を得ながら専門知識を学べる恵まれた環境ですね。
＜議員秘書＞
議員の補佐をするスタッフの総称で、私設秘書、公設秘書、政策秘書の３種類があります。学生バイトの募集は少ないためこの記事での詳しい説明は省きます。
＜医療秘書＞
院長など病院の役職者や医師の秘書業務に加え、医療に関する文書の管理などを行います。医師が学会に出席する際に同行したり研究論文の作成をサポートするなど、一般的な秘書職以上に高い専門性がもとめられることもあります。求人募集では医療事務経験や、レセコン（診療報酬明細書:レセプトを作成するためのコンピュータ）の操作経験が必須条件とされ、看護助手の経験がある方は歓迎、など大学生のバイトには難しい条件でした。
秘書の仕事内容
秘書のお仕事は電話受付から文書作成、雑務など多岐にわたり、担当する上司によって求められる内容も変わってきます。上司の業務内容を把握し、上司の意向や人柄などを十分に理解したうえで、スピーディかつ的確にサポートします。つまり「上司が仕事に集中できる環境を整えること」が重要でそのためにあらゆる気を配ります。ここでは秘書のメインとなる仕事内容を５つご紹介します。
- スケジュール調整・管理（会議室予約、出張手配
- 事務業務（資料の作成、書類の管理、ファイリング、名刺整理など）
- メール対応、電話応対
- 来客対応、会食場所の予約、お弁当・お土産、車の手配
- 身の回りの環境整備
1.スケジュール管理・調整
上司のスケジュール調整や管理は秘書の大切な仕事の一つです。会議室予約や出張手配など、会議や打ち合わせなどスケジュールが立て込んだ場合には移動時間を考慮したうえで上司の意向や優先順に調整します。
2.文書作成・管理
上司が出席する打ち合わせに必要な資料の準備や社内外の文書作成も秘書が行います。必要な時に適切な書類をすぐ取り出せるよう、わかりやすくファイリングしておきます。上司によっては名刺の管理も任されます。
3.メール対応・電話応対
上司あての電話応対や上司に届いたメールをチェックし、簡単なものは秘書が返信することもあります。
4.来客対応・会食場所の予約・お弁当・お土産、お車の手配
来客を出迎え、応接室に案内しお茶出しをするのも秘書の仕事です。ランチ会議のお弁当の予約、接待の会食場所の予約や移動のタクシー・社用車の手配、取引先への手土産など必要に応じて手配します。
5.身の回りの環境整備
上司が仕事しやすい環境を整えます。デスクの清掃や備品の整備など、上司が気持ちよく円滑に仕事を進められるようサポートします。
大学生のための秘書バイトの求人情報とは？
アルバイトのイメージがあまりない秘書ですが、検索してみると大学生でも可能な秘書バイトの求人は数多くあります。なかには「大学生歓迎」「学生活躍中」と学生にPRしている求人もあるので未経験の方でも安心ですね。
秘書のバイトの時給や勤務時間について
秘書バイトの時給など勤務条件についてみていきましょう。
秘書のバイトの時給相場とは？
| 勤務地 | 時給 | 勤務時間 | 勤務期間 |
|---|---|---|---|
| 八王子駅 | 1,400円～2,000円 | 4時間～ | 週2日～ |
| 虎ノ門ヒルズ駅 | 1,500円～ | 4時間～ | 週2日～4日 |
| 仙川駅 | 1,200円～1,800円 | ２時間〜６時間 | 週2日～ |
| 六本木駅 | 1,500円～ | ４時間〜 | 週2日～ |
秘書バイトの時給は1500円前後が多く、東京都の最低賃金1,113円と比較しても高時給といえます。勤務地も駅から近いオフィスビルが多いので、大学から通いやすいのではないでしょうか。
大学生でも働きやすい秘書のバイトの勤務時間
「秘書って勤務時間が長そう・・大学の授業もあるから一日中はバイトできないけど大丈夫？」
授業やサークル活動など大学生活を満喫するためにも、空いてる時間に効率よくバイトしたいですよね。秘書のアルバイト・パートは勤務時間が「1日4時間〜」「週2日〜」での求人募集が多く、場所も駅近のオフィスビルなど好立地なので大学生が働きやすい環境なんです。
秘書に求められるスキル・能力とは？
秘書の業務内容は多岐に及ぶため、いろいろなスキルが求められます。
・マナーの行き届いた応対、接遇
・スピーディな事務処理能力
・上司の求めていることを察知し、先回りして行動する洞察力
・柔軟な対応力
・情報収集力
・ホスピタリティ
・コミュニケーション能力
・英語などの語学力や異文化への理解
情報収集力やコミュ力などは学生生活でも大切な要素ですよね。洞察力や臨機応変な対応力、ホスピタリティなども秘書だけに求められる特殊な専門スキルではなく、総じて人として魅力的な人間力ともいえるのではないでしょうか。
大学生が持っているスキルを活かせるのが秘書バイト
「でも秘書ってなんだか大変そう・・秘書の資格とか持ってないし自信ない・・」
と不安な方へ、いえいえ秘書のバイトに資格は要りません。
文書作成などのOAスキルとして必要なWord・Excel・PowerPoint は大学のレポート提出や卒論の発表などでも使われおり、大学の授業で習った方も多いのでは？
語学力は受験で養われた基礎的な英語力があれば十分ですし、完璧でなくても未経験な分野に挑戦できるのは学生ならではの特権です。
服装もスーツである必要はなく、清潔感があれば茶髪やネイル、アクセサリーは自由なところが多いです。ドレスコードがある会社でも、入学式で着たジャケットと靴があれば無敵です。大学生が備えているスキルを活かせる秘書バイトは大変おすすめなんです。
秘書のバイトで身についたスキルはガクチカや資格にできる！
秘書のお仕事はスケジュール管理や事務処理、来客対応など業務範囲は幅広く、ビジネスにおける総合的な力を問われます。結果としてビジネスマナーや社会人としての基礎知識が身につきます。秘書のバイトをはじめるにあたって資格の取得は必須ではないうえ、秘書のアルバイトを通じて養われたスキルや経験は、検定試験を受け資格に変えて、今後の就職活動に生かすことができます。
秘書に関する資格を以下一覧でご紹介します。
- 秘書検定
- 国際秘書検定（ＣＢＳ）
- ビジネス実務マナー検定
秘書検定（秘書技能検定試験）
秘書検定は、名前の響きから「秘書や秘書になりたい人のための検定」と思われがちですが、社会人として備えておくべき基本的な常識や慶弔時のマナー、立ち振る舞い等を検定問題として出題しています。総合職を目指している学生の方でも入社前に知っておくと役立つ知識が網羅されています。
国際秘書検定（ＣＢＳ: Certified Bilingual Secretary）
国際秘書検定は、バイリンガル秘書として商標登録された検定試験で、英語と日本語をコミュニケーションの手段として使いこなせ、実務処理能力や人間性に優れたオフィスプロの育成を目的としています。
ビジネス実務マナー検定
ビジネス実務マナー検定は、ビジネスパーソンとしての判断・行動が適切にできるかどうか、人間関係やビジネスマナーを理解しているか、社会人としての基本的な能力を問う検定です。秘書検定との大きな違いは、秘書検定が「担当する上司や役員に対しての役割や対応」に重きを置いてるのに対し、ビジネス実務マナー検定は「同僚・上司・取引先」など「職場」での常識を身につけているかが問われます。
秘書バイトで身についた経験や資格は、社会人としてのビジネスマナーを身につけていることのわかりやすいアピールになります。大学時代に努力したこと、その結果として得たものとなり、就活のエントリーシートに書けるガクチカの具体的な例として説得力がありますよね。
秘書のメリット・デメリット
では秘書バイトのメリット・デメリットはどんなことがあるのでしょうか？
秘書バイトのメリット
・高度なビジネスマナーが身につく
・視野が広がり、時事知識が増える
・モチベーションが高まる
・信頼や好感をもたれやすい。
・他部署との連携が必須のため部署を横断して交友関係が広がる
秘書バイトのデメリット
・上司と相性があわないと辛い
・カジュアルすぎる服装は避けたほうがよい
・会社の機密事項に接しているという緊張感、責任感やプレッシャー
・覚えなくてはいけないことが広範囲
上司と相性があわないと辛いのはどの仕事でもいえますし、覚えなくてはいけないことが多い点は、それだけ成長できるともいえます。ビジネスマナーを学生のうちに知っておけば就活の際や入社後も役に立ちますよね。大学生ができる秘書のバイトはメリットの方がデメリットを上回っているのではないでしょうか。
秘書に向いている人ってどんな人？
「秘書に向いてるひとって？秘書バイトに適性とかあるの？」
一般的に、以下のような方が秘書に向いているといわれます。
・人のサポートをするのが好き
・予定やタスクの管理を徹底できる
・人の顔や名前、肩書きを覚えるのが得意
・口は堅いが気さくに会話できる
・社会人としてのビジネスマナーを身につけたい
・臨機応変な対応が得意
世話好きとまでいかなくても学生時代にサークルのとりまとめや飲み会の幹事、女性マネをやっていた方なら適性はばっちりですし、もし向いてないと感じた方でも、秘書バイトの経験を通じて社会人としてのマナーや気配りが身につきます。秘書の仕事に興味をもって検索した時点で、じゅうぶん適性があるとおすすめできます。
未経験からの秘書体験談
じつは筆者はスケジュール管理や締め切りが苦手という適性のなさにもかかわらず、入社15年目に執行役員の兼務秘書に抜擢された経験があるのですが、ちょっとした気遣いや工夫した点について直接感謝されると大きなやりがいを感じられました。
不安のあまり着任前に急いで取得した秘書検定２級３級のテキストには、社会人として知りたかったことが具体的に記載されており「入社前に知っておけばよかった」と後悔したことも。秘書に向いてないと感じる方にこそ身につけておくと人生が楽になる知識や経験でした。
まとめ
いかがでしたか？
大学生だからこそメリットが大きい秘書のバイトの魅力についてご紹介しました。
会社によっては社内ルールで一般職しか秘書になれないこともあるので、総合職志望の学生で秘書をやってみたい方は学生のうちがラストチャンスです。経営陣の側でビジネスのマナーや仕事のやり方を学べるよい機会になるのではないでしょうか。
大学生のバイト先の選択肢のひとつとして考慮していただければうれしいです。
